В ходе деятельности всякой компании, и риэлтерской, безусловно, не исключение, образуется определенное число документов. В их числе договоры с клиентами на оказание услуг, счета, акты выполненных работ,  кадровые документы, бухгалтерские и прочее. Порядок их создания, обращения и даже уничтожения строго регламентирован законом.

На его уровне, в частности, устанавливаются сроки хранения документов "подробнее по ссылке-http://www.osgrm.ru/uslugi/hranenie-dokumentov/sroki-hraneniya-dokumentov", порядок этого мероприятия, процедура подготовки для передачи в архив, непосредственно самой передачи и нахождения в архиве. На крупных предприятиях организация документооборота решается специально созданной экспертной комиссией, оценивающей создаваемые структурными подразделениями акты с точки зрения их ценности и определяющий период, в течение которого они должны находиться непосредственно на фирме, а также дальнейшую судьбу – передача в архив или уничтожение.

Для риэлтерских фирм создание подобных комиссий – нерациональное расходование денежных и административных ресурсов. Впрочем, как и организация собственной архивной службы. Вот почему наиболее дальновидные руководители агентств недвижимости предпочитают аутсорсинговые услуги специализированных компаний. Воспользовавшись ими, можно сосредоточиться на своей непосредственной деятельности, поручив формальности, касающиеся хранения документов профессионалов.

Спектр услуг последних весьма разнообразен: от организации документооборота и делопроизводства компании до конфиденциального уничтожения юридически значимых актов. Разумеется, оказывают коммерческие архивы и консультационные услуги, объясняя тонкости и нюансы мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов. А таковых, к слову, немало.

Так, по общему правилу, скажем, первичные бухгалтерские акты, равно, как и отчеты, а также регистры бухгалтерского учета до передачи их в архив должны находиться непосредственно в бухгалтерии в запирающемся шкафу или помещении. Бланки строгой отчетности (если таковые есть у риэлтерской фирмы) помещаются в  сейфы или металлические ящики.

Порядок формирования дел, составления их номенклатуры и проч. также подчиняется определенным правилам, которые хорошо известны специалистам. Свои нюансы имеет и порядок обращения с кадровыми документами, которые передаются в архив по истечении определенного периода.

Необходимо, правда, отметить, что далеко не каждый документ ожидает подобная участь. Акты временного хранения (до десяти лет) хранятся непосредственно на фирме и по истечении установленного законом срока уничтожаются. Правда, это право организации, а не ее обязанность. Если фирма захочет хранить бумаги дольше положенного срока, делать это не возбраняется. Иное дело, что тогда ее архив рано или поздно примет просто огромные размеры. Избежать этого и одновременно обеспечить сохранность информации можно, методом создания электронного архива путем сканирования документов и переноса сведений с бумажных носителей на цифровые.